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Portal de Autoconsulta: la gestión de recursos humanos basada en la autonomía

Mon, 24 Aug 2020 16:24:43 -0400

La necesidad de tener acceso fácil a la información de remuneraciones y de recursos humanos, no solo es una necesidad de los empleadores, sino que también de los trabajadores de una empresa. Estos últimos requieren constantemente de documentos asociados a esta área, lo que implica una gran carga de tiempo para las áreas de capital humano ¿Cómo facilitar este trabajo? Con la autonomía.

Las grandes empresas han atravesado un largo camino por optimizar y automatizar los procesos, aprovechando las capacidades de la tecnología para esta misión. Sin embargo, la trasformación digital y la adopción tecnológica dentro de las compañías no solo está dispuesta para facilitar los procesos internos del negocio, sino que también para generar instancias de calidad laboral, que aporten al bienestar de los trabajadores.

WinPer, el software de remuneraciones creado por Innovasoft, ha entendido la importancia de mezclar la automatización con la independencia de procesos, desarrollando el Portal Autoconsulta, un módulo que fue construido con el objetivo de ser un centro de información de recursos humanos al cual pueden acceder los colaboradores de cualquier empresa, pudiendo fortalecer la comunicación entre el empleador y los trabajadores, como también la disminución del tiempo que invierten los departamentos de remuneraciones y gestión de capital humano en responder a los requerimientos de sus contratados.

Independencia y autonomía de los equipos

Una de las grandes ventajas de este módulo de Winper, es que crea trabajadores autónomos frente a sus propios requerimientos en asuntos de remuneraciones y recursos humanos. El Portal de Autoconsulta es una plataforma con una interfaz de fácil navegación, sencilla de implementar y personalizar a las necesidades de la empresa que lo adquiere, en la cual, cada usuario tiene su propio perfil y lleva sus propios registros, con un alto nivel de seguridad, impidiendo la suplantación de identidad.

Esta herramienta permite que los colaboradores de cualquier empresa puedan gestionar trámites como: obtener sus liquidaciones de sueldos, certificados de renta, antigüedad, declaraciones juradas, generar y consultar en todos momento sus solicitudes de feriados, solicitar actualización de antecedentes personales, estado de beneficios, adelantos y más.

Esta autonomía incrementa positivamente el clima laboral y facilita comunicación entre los trabajadores y las gerencias de recursos humanos, lo que se completa con otra de las funcionalidades del Portal de Autoconsulta que consiste en un muro de publicaciones e información relevante respecto a la misión, visión y valores de la compañía, como también un servicio de mensajería digital automatizadas para cumpleaños y santoral.

Además de lo anterior, este módulo permite centralizar la información más relevante de cada usuario, disponibilizándola para usuarios externos como la inspección del trabajo, tercerización de otras labores, subcontratación, entre otros.

En el Portal de Autoconsulta no solo se facilita la gestión y entrega de documentos relevantes para los colaboradores, sino que también se entrega a la cultura organizacional una herramienta de comunicación sencilla, que optimiza tiempo y mantiene al día a todos los integrantes de una compañía.

Capacitación para conocer sus funciones

Para dar a conocer en vivo las funcionalidades y todos los beneficios del Portal de Autoconsulta, WinPer invita a sus clientes a participar de una demostración online el día 4 de Septiembre a las 10:00 horas. Para participar escribe a acollado@innovasoft.cl.

"Con WinPer disminuyeron errores y la carga laboral, permitiendo centralizar la información automáticamente"

Tue, 09 Jun 2020 17:49:09 -0400

Para Luis Álvarez, Gerente de Recursos Humanos de la empresa Santiago Metals, uno de los principales desafíos de su área no solo tiene que ver con disminuir o eliminar errores a la hora de liquidar sueldos, sino que también tener un sistema que facilite a sus colaboradores el acceso a esta información, además de automatizar las múltiples variables que esta posee.

En una conversación sobre el aporte de WinPer al área de Recursos Humanos de Santiago Metals Limitada (SML), Luis Álvarez su Gerente, nos comenta los diversos beneficios que ha traído a su empresa, los cuales, no solo van en la línea de un sistema que eliminó errores a la hora de liquidar, sino que también se ajusta a las particularidades de la cultura organizacional de esta compañía, las que tienen relación con el acceso a la información con que cuentan los trabajadores en distintas partes de Chile.

Santiago Metals Limitada (SML) es una empresa minera creada en Chile en el 2013, que busca agregar valor a la industria chilena, desarrollando nuevos negocios asociados a este sector del mercado. Estas acciones las realiza por medio de equipos multidisciplinarios, con enfoque en la sostenibilidad y en diferentes partes de Chile como lo son la III y IV región del país.

¿Qué caracteriza y cómo funciona el área de RRHH de Santiago Metals?

Nosotros hasta antes de la pandemia éramos alrededor de 250 personas. Producto de esta situación nos hemos reducido a 70 personas. Nuestro foco de trabajo son principalmente proyectos mineros, los cuales tienen una larga trayectoria antes de concretarse, de hecho, partimos en el año 2013 y recién en octubre del año recién pasado pudimos dar inicio a una operación.

¿La empresa funciona solo en una locación o están divididos?

Nosotros estamos en distintos lugares, hoy día estamos en Santiago, en La Serena y en Copiapó, en un lugar que se llama Inca de Oro, en la comuna de Diego de Almagro.

¿Hace cuando tiempo eligieron usar WinPer?

Nosotros partimos con WinPer en el año 2015.

¿Qué cambios provocó el ingreso de WinPer a la gestión de remuneraciones?

Yo participé desde el comienzo en la búsqueda y selección del sistema para nuestra gerencia. Todo parte en el momento que nace la necesidad de tener un sistema que pudiese conversar con un sistema administrativo contable principal que es SAP Business One. Conocimos WinPer y nos dimos cuenta que eran compatibles ambos sistemas y todo nos ha resultado bastante bueno. Nos gusta cómo funciona WinPer.

¿En términos de productividad que cambios tuvo en la gestión el incorporar WinPer?

Fue total, absoluto. Con WinPer disminuyeron errores, carga laboral y permite la centralización de la información automáticamente, entre muchas otras ventajas. Este software tiene control de vacaciones, puede entregarle al personal de la empresa las liquidaciones vía un portal, accediendo de manera independiente a la central de todo que está aquí en Santiago.

¿Qué utilidades les entrega WinPer de acuerdo a su cultura organizacional?

Nosotros tenemos el módulo de remuneraciones y el portal de recursos humanos, en el cual la gente puede acceder a la emisión de certificados, la consulta de sus vacaciones, de sus liquidaciones de sueldo mensual y más.

¿A los trabajadores les es más cómodo utilizar este software?

Por supuesto, porque esto es absolutamente individual. WinPer te entrega una clave personal y accedes a todo, vacaciones pendientes, si necesitas certificados de antigüedad, por ejemplo.

¿Cuál es la funcionalidad que más destacas que te hace seguir eligiendo a WinPer?

Hay varias razones. Una es el respaldo que uno tiene a través del soporte. Cuando surge alguna duda respecto del sistema, basta con enviar un correo al equipo de soporte de WinPer y rápidamente, dentro del día, nos responden y nos ayudan a solucionar el problema que se nos pueda presentar. Todas las personas del equipo de WinPer, sin excepción, han sido muy gentiles, muy amables y muy proactivas en solucionar las distintas dudas que se nos puedan presentar.

¿Si pudieses sumar algo más?

La facilidad que tienes para procesar la información en el sistema es un gran ahorro de tiempo, además que la gente en sí se siente muy conforme, a los trabajadores me refiero. Cuando les depositan sus sueldos, pueden saber inmediatamente cómo se desglosa su liquidación de sueldo.

¿Podrías considerar a WinPer como un aliado de una gerencia de RRHH?

Absolutamente, ya que te presta todos los atributos que tú más requieres para poder mantener conforme a la gente que forma parte de alguna organización ¿Qué es lo que necesita la gente? La gente necesita saber el cómo le pagan, cuánto y cómo está desglosada su remuneración. Cuando esta persona necesita un documento, basta con que acceda al sistema y lo puede obtener. Hay varias razones que hacen que la gente se sienta muy conforme, y los trabajadores son la base de cualquier empresa. Hay información que te permite centralizar WinPer que es muy útil, como por ejemplo, en nuestro caso el número de calzado de la gente, sus tallas y un sinfín de alternativas, donde tú muchas veces dices “¡me faltan manos para poder sacar más provecho a nuestro sistema!”.

¿Podríamos decir que el principal beneficio para ustedes es la centralización de la información y que esta sea de fácil acceso?

De muy fácil acceso y para todo el personal, hay que destacar eso, sobre todo que es independiente del lugar donde estés.

Pasando a otro tema ¿Cuáles crees que son los desafíos más importantes en el área de RRHH de cualquier empresa?

Retener a los talentos, ofreciéndoles perspectivas de expansión, más comodidades horarias, poseer constante capacitación en las áreas en las que les gustaría dedicarse, tener el teletrabajo como una opción. Todo siempre bajo protocolos. Son muy pocas las empresas que tienen estas garantías mencionadas. Nosotros por ejemplo en esta empresa tenemos un beneficio que ha sido muy solicitado: las 40 horas semanales. Cada uno de los contratos lo tiene así y también se permite trabajar desde la casa.

¿WinPer colabora con estas garantías propias de la empresa?

Por supuesto que sí. Esa es la gran ventaja que yo tengo y cualquiera de las personas con las que trabajo acá. Teniendo acceso al portal, puede hacerlo todo. Nosotros como empresa, y yo en lo personal, estoy muy contento con WinPer, hoy día ya no hay fallas, pero lo importante es el soporte que hay detrás, porque de repente no conoces todo el sistema y sucede que aparece una opción que no estabas al tanto y siempre está disponible soporte para saber cómo operar con ella.

Declaraciones Juradas: Un proceso sencillo con la automatización

Mon, 20 Apr 2020 13:01:09 -0400

Marzo es una época en que las empresas privadas deben enviar al Servicio de Impuestos Internos (SII), información de su operación que posibilita la validación de los datos de las declaraciones de impuestos de los contribuyentes que se realizan posteriormente. Este proceso de envío de información se denomina Declaraciones Juradas (DDJJ) y se efectúan en plazos que vencen en diferentes fechas durante el mes de marzo según el tipo de declaración.

En lo que se refiere a las remuneraciones existen dos declaraciones: la de contratados (1887) y la de Honorarios (1879). Cabe destacar que este proceso es obligatorio para las empresas y el SII varía cada año las regulaciones que rigen la emisión de las DDJJ. Los sistemas de remuneraciones deben certificarse todos los años para que esta institución valide que se cumplen con las modificaciones definidas.

Según el SII, una DDJJ, consiste en una manifestación que presentan las empresas bajo juramento para dar a conocer toda la información tributaria que han generado en el último año comercial, por ejemplo, rentas, créditos, beneficios u otros antecedentes, lo que luego permite la devolución de impuestos de los contribuyentes (trabajadores dependientes o a honorarios).

No obstante, existen diferentes Declaraciones Juradas según el régimen tributario que posea quien la realiza. De esta manera las empresas, están en la obligación de generar estos documentos en relación a la información que tengan que entregar, por lo que no es solo una DDJJ, sino que pueden ser de 1 a 14 formularios.

WinPer, como socio estratégico de sus clientes genera en forma automática, a partir de la información acumulada durante el año, los archivos en el formato exigido por el SII para las declaraciones 1887 y 1879.

Marcelo San Martín, consultor de WinPer explica que la DDJJ 1887, correspondiente al Art. 42° N° 1 de la Ley de Renta, es muy común entre las empresas “ya que tiene estricta relación con los trabajadores dependientes de una institución y las rentas que ellos reciben”. San Martín explica que “en este documento anual, la empresa tiene que rendir cuanto se pagó por concepto de renta durante el año, en resumen, de todos los ingresos de la empresa, cuanto gasto se generó por concepto de sueldos”.

Esta es una información relevante para los colaboradores de una empresa, ya que incide directamente en beneficios tributarios personales de ellos, explica el consultor de WinPer, señalando que “hay algunas personas que poseen rentas altas y por ende ellas deben pagar impuestos por ello”, sin embargo “con la información correcta de una DDJJ al Servicio de Impuestos Internos, el colaborador puede rebajar parte de sus impuestos de acuerdo a normativas impositivas”.

Marcelo agrega que en este caso, “los bancos también deben declarar todos sus ingresos, entre lo que se cuentan los intereses que las personas pagan por sus créditos, de tal manera que si un colaborador de la empresa posee un crédito hipotecario, por ejemplo, el SII toma la DDJJ de la empresa donde trabaja, calcula nuevas tasas imponibles, resta los intereses que se pagaron declarados por el banco, construyendo una nueva base tributable, generándose una diferencia en dinero, la que es devuelta a cada trabajador dependiente en la Operación Renta”.

Por esta situación, comenta San Martin, es tan relevante realizar bien esta DDJJ, ya que incide directamente con cada colaborador de la empresa y que, por cierto, requiere la información contable de todo un año de trabajo.

“Es un proceso arduo, pero que en WinPer al tener toda la información ingresada y del tamaño de la empresa, puede ser efectuada en solo minutos.”, explica Marcelo San Martín, “todo el secreto está en el gran poder de automatización de la información que posee WinPer, donde todo va detallado y haciendo cálculo sin errores. Al ser un proceso anual, Innovasoft ofrece su servicio de consultoría para apoyar a sus clientes a ejecutarlo expeditamente.”