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La tendencia es la automatización de procesos, sin embargo, el temor al cambio, la adaptación a nuevos sistemas y la gran cantidad de ofertas de software de remuneraciones, son factores que hacen muy difícil elegir con certeza. 

Miguel Collado, Gerente General de Innovasoft, empresa desarrolladora de WinPer el sistema de cálculo de sueldos y gestión de capital humano, nos entrega 10 de recomendaciones para elegir el soporte adecuado, no solo por sus funciones, sino que también por la realidad de tu empresa. 

Para acceder a esta información, puedes descargarla en el siguiente botón: 

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Una empresa que posee una cultura organizacional amplia, con distintas plantas, trabajadores y logística, requiere soluciones que les permitan automatizar sus procesos para optimizar el tiempo. Este es el caso de Dimerc, que con más de 80 años de trayectoria, sigue perfeccionando sus labores y adaptándose a los cambios digitales del siglo XXI. 

Dentro de la gama de clientes de WinPer, se encuentra Dimerc una de las empresas de abastecimientos de productos más relevantes del país, que tiene como misión la entrega de un servicio integral, con rapidez, eficiencia y bajos costos en Chile y Perú.

Debido a la magnitud de esta empresa y su importancia histórica, es que conversamos con Carlos Montecinos, jefe de remuneraciones y auditoría de procesos de recursos humanos de Dimerc, sobre la cultura organizacional de la empresa en cuanto a capital humano y remuneraciones, dando a conocer la visión integral que la empresa propone a sus colaboradores, marcando tendencias en digitalización y optimización.

¿Cómo funciona el área de remuneraciones de Dimerc?

El área de remuneraciones reporta a la gerencia corporativa de Capital Humano y se ocupa del control interno, auditoría y remuneraciones para las más de 1.300 personas que colaboran al holding, que están segmentadas por empresa y ubicación. Trabajamos en coordinación con los subgerentes de recursos humanos de cada una, que son el Centro Logístico de Lampa, con cerca de 311 personas; las sucursales Dimeiggs donde colaboran cerca de 295 y la Casa Matriz en Renca, donde hay casi 428 trabajadores. Remuneraciones somos un equipo muy orientado a la automatización de procesos y vemos además todo lo que es control interno, auditoría y la parte financiera contable.

¿En ese funcionamiento cuáles son los principales desafíos de tu empresa en el ámbito de la entrega de remuneraciones?

Quisimos darle un enfoque distinto y más integral al departamento de remuneraciones. Más allá del pago de liquidación, nuestra función suma el punto de vista contable, de control de presupuesto y automatización de procesos. Constantemente buscamos softwares que puedan mejorar el control interno, auditoría, gestión y todo lo que es reportería, entonces somos un área bien compacta que siempre está pensando en cómo optimizar su labor. Mi área es la que ocupa WinPer, especialmente para los módulos de remuneraciones y de COVID-19, y contamos con otros sistemas que apoyan la selección, asistencia de personal, plataforma documental, etc.  

¿Cómo WinPer ha colaborado en la gestión de esta estrategia más integral del área de remuneraciones?

WinPer ha solucionado variados aspectos del trabajo diario. Como empresa velamos por la innovación y constantemente realizamos integraciones y desarrollos que se adapten y también potencien nuestro funcionamiento. Eso es lo que me gusta de WinPer, ya que nos permite operar con flexibilidad, para que se pueda desarrollar, integrar, programar y pedir soluciones específicas de acuerdo a lo que buscamos, para mejorar nuestro trabajo. He ocupado casi todos los que están disponibles en el mercado y eso no sucede con otros softwares que son más cerrados. Esta característica me ha permitido generar buenas soluciones y me ha ayudado a desarrollar e integrar otras plataformas.

¿Cómo conocieron WinPer y por qué les gusto aparte de lo que ya me habías mencionado?

Había escuchado de este sistema antes, pero nada más. Yo trabajé en Delloite hace unos años atrás, donde estábamos asociados con TMF Group, quienes realizaban todo el trabajo de remuneraciones a través de Winper. Cuando llegué a Dimerc, propuse mantener este sistema y nos dio buen resultado. WinPer no es para cualquier usuario, no puedes poner a alguien que no sepa nada, sino que tiene que tener una especialización. Una persona que nunca ha usado un software de remuneraciones puede que se complique a la hora de usarlo, porque no es un software que uno pueda operar solo leyendo los menús. Es una plataforma útil para alguien con más preparación y yo prefiero que sea así.

¿Por qué aspecto recomendarías WinPer?

Lo recomendaría a empresas que tengan gobiernos corporativos, que tengan que gestionar, empresas que necesiten diferentes niveles de información y de cálculo, que busquen velar por una seguridad integral de la información, y un soporte constante que funcione. 

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En una conversación sobre el aporte de WinPer al área de Recursos Humanos de Santiago Metals Limitada (SML), Luis Álvarez su Gerente, nos comenta los diversos beneficios que ha traído a su empresa, los cuales, no solo van en la línea de un sistema que eliminó errores a la hora de liquidar, sino que también se ajusta a las particularidades de la cultura organizacional de esta compañía, las que tienen relación con el acceso a la información con que cuentan los trabajadores en distintas partes de Chile.

Santiago Metals Limitada (SML) es una empresa minera creada en Chile en el 2013, que busca agregar valor a la industria chilena, desarrollando nuevos negocios asociados a este sector del mercado. Estas acciones las realiza por medio de equipos multidisciplinarios, con enfoque en la sostenibilidad y en diferentes partes de Chile como lo son la III y IV región del país.

¿Qué caracteriza y cómo funciona el área de RRHH de Santiago Metals?

Nosotros hasta antes de la pandemia éramos alrededor de 250 personas. Producto de esta situación nos hemos reducido a 70 personas. Nuestro foco de trabajo son principalmente proyectos mineros, los cuales tienen una larga trayectoria antes de concretarse, de hecho, partimos en el año 2013 y recién en octubre del año recién pasado pudimos dar inicio a una operación.

¿La empresa funciona solo en una locación o están divididos?

Nosotros estamos en distintos lugares, hoy día estamos en Santiago, en La Serena y en Copiapó, en un lugar que se llama Inca de Oro, en la comuna de Diego de Almagro.

¿Hace cuando tiempo eligieron usar WinPer?

Nosotros partimos con WinPer en el año 2015.

¿Qué cambios provocó el ingreso de WinPer a la gestión de remuneraciones?

Yo participé desde el comienzo en la búsqueda y selección del sistema para nuestra gerencia. Todo parte en el momento que nace la necesidad de tener un sistema que pudiese conversar con un sistema administrativo contable principal que es SAP Business One. Conocimos WinPer y nos dimos cuenta que eran compatibles ambos sistemas y todo nos ha resultado bastante bueno. Nos gusta cómo funciona WinPer.

¿En términos de productividad que cambios tuvo en la gestión el incorporar WinPer?

Fue total, absoluto. Con WinPer disminuyeron errores, carga laboral y permite la centralización de la información automáticamente, entre muchas otras ventajas. Este software tiene control de vacaciones, puede entregarle al personal de la empresa las liquidaciones vía un portal, accediendo de manera independiente a la central de todo que está aquí en Santiago.

¿Qué utilidades les entrega WinPer de acuerdo a su cultura organizacional?

Nosotros tenemos el módulo de remuneraciones y el portal de recursos humanos, en el cual la gente puede acceder a la emisión de certificados, la consulta de sus vacaciones, de sus liquidaciones de sueldo mensual y más.

¿A los trabajadores les es más cómodo utilizar este software?

Por supuesto, porque esto es absolutamente individual. WinPer te entrega una clave personal y accedes a todo, vacaciones pendientes, si necesitas certificados de antigüedad, por ejemplo.

¿Cuál es la funcionalidad que más destacas que te hace seguir eligiendo a WinPer?

Hay varias razones. Una es el respaldo que uno tiene a través del soporte. Cuando surge alguna duda respecto del sistema, basta con enviar un correo al equipo de soporte de WinPer y rápidamente, dentro del día,  nos responden y nos ayudan a solucionar el problema que se nos pueda presentar. Todas las personas del equipo de WinPer, sin excepción, han sido muy gentiles, muy amables y muy proactivas en solucionar las distintas dudas que se nos puedan presentar.

¿Si pudieses sumar algo más?

La facilidad que tienes para procesar la información en el sistema es un gran ahorro de tiempo, además que la gente en sí se siente muy conforme, a los trabajadores me refiero. Cuando les depositan sus sueldos, pueden saber inmediatamente cómo se desglosa su liquidación de sueldo.

¿Podrías considerar a WinPer como un aliado de una gerencia de RRHH?

Absolutamente, ya que te presta todos los atributos que tú más requieres para poder mantener conforme a la gente que forma parte de alguna organización ¿Qué es lo que necesita la gente? La gente necesita saber el cómo le pagan, cuánto y cómo está desglosada su remuneración. Cuando esta persona necesita un documento, basta con que acceda al sistema y lo puede obtener. Hay varias razones que hacen que la gente se sienta muy conforme, y los trabajadores son la base de cualquier empresa. Hay información que te permite centralizar WinPer que es muy útil, como por ejemplo, en nuestro caso el número de calzado de la gente, sus tallas y un sinfín de alternativas, donde tú muchas veces dices “¡me faltan manos para poder sacar más provecho a nuestro sistema!”.

¿Podríamos decir que el principal beneficio para ustedes es la centralización de la información y que esta sea de fácil acceso?

De muy fácil acceso y para todo el personal, hay que destacar eso, sobre todo que es independiente del lugar donde estés.

Pasando a otro tema ¿Cuáles crees que son los desafíos más importantes en el área de RRHH de cualquier empresa?

Retener a los talentos, ofreciéndoles perspectivas de expansión, más comodidades horarias, poseer constante capacitación en las áreas en las que les gustaría dedicarse, tener el teletrabajo como una opción. Todo siempre bajo protocolos. Son muy pocas las empresas que tienen estas garantías mencionadas. Nosotros por ejemplo en esta empresa tenemos un beneficio que ha sido muy solicitado: las 40 horas semanales. Cada uno de los contratos lo tiene así y también se permite trabajar desde la casa.

¿WinPer colabora con estas garantías propias de la empresa?

Por supuesto que sí. Esa es la gran ventaja que yo tengo y cualquiera de las personas con las que trabajo acá. Teniendo acceso al portal, puede hacerlo todo. Nosotros como empresa, y yo en lo personal, estoy muy contento con WinPer, hoy día ya no hay fallas, pero lo importante es el soporte que hay detrás, porque de repente no conoces todo el sistema y sucede que aparece una opción que no estabas al tanto y siempre está disponible soporte para saber cómo operar con ella.

En toda esta misión ¿Cómo conocieron WinPer?

Necesitábamos de un sistema que nos permitiera centralizar toda la información antes mencionada, además de la contar con una flexibilidad técnica que permitiera adaptarse a todos nuestros requerimientos. En la búsqueda se consultó experiencias de otras empresas y en ese camino apareció WinPer. Finalmente tomamos la decisión de trabajar con este software porque era capaz de liquidar de manera eventual y mensual en un mismo aplicativo. WinPer permite hacer liquidación diaria y por turnos, lo que para nosotros en Ultraport es fundamental. Los sistemas de liquidaciones normalmente liquidan el mes, un trabajador con contrato a plazo o indefinido, pero con pago mensual. WinPer se adaptó a nuestros requerimientos, lo que fue una característica crucial para decidir operar con él.

¿Después de elegirlo con que módulos comenzaron y cuales tienen ahora?

Empezamos con el módulo de liquidación, informes de liquidación, anticipos, contabilización, feriados, los finiquitos, reporteador y licencias médicas. Ahora también ocupamos portal de recursos humanos donde los trabajadores pueden obtener sus liquidaciones de sueldo, pero solo para el personal contratado, no eventual.

¿Cómo WinPer ha colaborado en facilitar la gestión?

Al principio nos costó un poco tomarle el ritmo, un cambio de sistema siempre implica costumbre y gestión del cambio. Sin embargo, hoy todo es más sencillo ya que tenemos todo en una base de datos única, con toda la información del personal nacional concentrada. Antes de unirnos a WinPer teníamos el personal eventual y contratado en sistemas diferentes, con lo que se facilitó la generación de informes.  Otro aspecto que nos resultó beneficioso desde WinPer, es la estructura de cómo llega la información al estado financiero de la compañía, porque hoy día podemos generar una matriz de contabilidad desde el sistema de remuneraciones hacia el sistema contable, con detalles de las remuneraciones incluidos.

¿Qué es lo que más te agrade de WinPer a nivel de usabilidad?

Una de las cosas que más me agrada es la base de datos única, y la automatización de nuestros procesos, lo que se traduce en un beneficio para la gestión de tiempo del equipo. Otro aspecto relevante es el histórico que mantiene WinPer, pudiendo consultar datos históricos de la empresa. A esto, puedo sumar el equipo que hay detrás de WinPer, la atención que tienen a sus clientes/usuarios y el soporte que está 24/7 en disponibilidad para uno.

¿Cuáles han sido los principales beneficios para el equipo de Remuneraciones de Ultraport?

En términos de tiempo podría ser. Utilizamos, por ejemplo, cargas masivas que resultan perfecto para la cantidad de registros que debemos cargar. Y de todas maneras, la seguridad que aplica el sistema Winper en la generación de nóminas a pago

¿Si tuvieras que recomendar WinPer por qué lo harías?

WinPer tiene un equipo de personas, ya sea en soporte, desarrolladores y consultores que según mi experiencia, supieron adaptarse a la realidad de nuestra empresa en tiempo y forma. WinPer hizo todo lo que nosotros queríamos que hiciera de acuerdo a los compromisos contractuales con nuestros trabajadores. Innovasoft empresa creadora de WinPer, nos dijo “nosotros tenemos estas funcionalidades, si ustedes quieren aplicar algo distinto, lo podemos desarrollar”. Esto fue lo que nos impulsó a tomar con más seguridad la decisión.

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En la práctica esto implica que un usuario pueda desde cualquier lugar donde se encuentre acceder al sistema y sus datos. Por cierto que para lograr este objetivo, el medio indispensable para lograrlo es la internet, pues por su intermedio cualquier dispositivo (computador, Tablet o celular) se puede conectar a su aplicación.

Para que esto sea verdad, lo que ocurre es que tanto la aplicación como los datos se encuentran en servidores alojados en alguna parte a la cual se accede desde la internet y en el equipo del usuario solo hay un programa mínimo para comunicarse.

En realidad ya se está en la nube cuando se sale del equipo del usuario y usando la internet se llega a destino y retorna información. Según donde se encuentre físicamente el servidor se pueden definir los siguientes ambientes:

1.  Nube del proveedor de software 

Consiste en un servidor que contrata el proveedor de la aplicación para que sus clientes accedan a ella. El proveedor del sistema es quien tiene el control de los datos del cliente y de la versión de la aplicación que se ejecuta. Ejemplos de esta modalidad los encontramos desde los más extendidos como Google, Amazon, ZOHO y también en sistemas de remuneraciones como ADP, Talana y Buk entre otros. Con WinPer el 10% de nuestros clientes usan esta modalidad que ofrecemos a quienes lo toman como opción.

2. Nube Pública 

Consiste en un servicio de una empresa especializada que contrata el cliente para alojar el sistema del que tiene licencia para usarlo y paga según el uso que haga de los servidores en la nube. El cliente tiene control de su aplicación y de sus datos. Los ejemplos más conocidos son las nubes de Microsoft, Google y Amazon. En Innovasoft tenemos clientes que la licencia de WinPer la han alojado en estas nubes públicas y tienen los beneficios de acceder a sus datos desde cualquier lugar sin contratar un nuevo sistema y sin perder el control de sus datos ni de la versión de la aplicación que está en producción

3. Nube privada

Consiste en un data center contratado por el cliente donde se deja disponible un servidor virtual en que se aloja el sistema licenciado y con ello los usuarios tienen los beneficios de la nube y tienen todo el control de sus datos y de su aplicación. Los proveedores de data center son múltiples, internacionales o locales. Con WinPer esta modalidad es usada con muy buen éxito por nuestros clientes. Además, en Innovasoft usamos los servicios de Ingeniería e Informática (IIA) para alojar nuestros sistemas, pero la oferta es bien amplia y cada cliente podrá escoger la opción que le resulte más eficiente y confiable donde pueden cambiarse sin tener que contratar otro sistema de aplicación.

4. Nube propia 

Consiste en servidores propios del cliente, los que, en lugar de tener solo acceso local, se habilitan para acceder a ellos vía internet, posibilitando con ello los beneficios de la nube. Esta modalidad es usada por clientes de WinPer con lo que acceden desde cualquier parte a sus sistemas contratados. 

WinPer está disponible en todas las modalidades, por lo que tanto Innovasoft como todos sus clientes han podido implementar tele trabajo en tiempos de crisis.

La nube tal como se ha definido es independiente del ambiente en que está desarrollada la aplicación. Si la aplicación está escrita con tecnología web, en el computador del cliente requiere tener un navegador (Chrome, Explorer, etc) mediante el cual se accede a la aplicación. Si la aplicación está escrita en arquitectura Windows en el computador del cliente requiere tener una aplicación de escritorio remoto para acceder a la aplicación. Hay ventajas y desventajas de ambas modalidades que analizaremos en otro artículo, que se resumen en que web es mejor cuando muchos usuarios acceden al sistema (por ejemplo, todos los trabajadores de la empresa) y Windows es mejor cuando se requiere un trabajo intensivo por pocos usuarios (por ejemplo, solo el personal del departamento de remuneraciones).

1. Hay clientes que requieren hacer procesos fuera de la aplicación con los datos como informes de gestión y otros, además de poder contar con los datos aún cuando se suspenda el servicio. Otros tienen medidas corporativas de privacidad de los datos sensibles para que no estén en poder de terceros.
2. Muchos usuarios prefieren tener control de cuando actualizar una nueva versión de la aplicación y poder hacer pruebas con ella antes de llevarla a producción
3. Muchas empresas tienen aplicaciones que interactúan con el sistema y que requieren que convivan en el mismo ambiente operativo de la aplicación contratada.
4. Por razones de rendimiento o calidad del servicio hay clientes que requieren poder cambiar el ambiente de ejecución migrando a otros proveedores de los servidores.

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